La mayoría del trabajo repetitivo se puede automatizar, pero aun así existen muchísimas tareas repetitivas que mucha gente hace de forma manual. En Corporate Lab, no nos gusta perder ni un solo minuto haciendo tareas que se puedan automatizar fácilmente. Así, desde el inicio decidimos tomar una decisión crucial para nuestra productividad: cuando una tarea se vuelve repetitiva, automatizamos su ejecución. Estos son algunos ejemplos de automatizaciones en el trabajo en Corporate Lab.

Automatizaciones en el trabajo: ¿Cómo deshacerse de tareas aburridas?

Con herramientas de automatización. En nuestro caso, somos muy fans de Make (anteriormente Integromat). Esta herramienta de automatización low-code tiene conexiones con cualquier otra herramienta que puedas imaginar. Y en caso de que no la tengan, cuenta con un módulo HTTP que nos permite hacer llamadas a la API (a veces a nuestra propia API, que es la que hace el trabajo).

Con Make -o con otras herramientas de automatización como Zapier- podemos configurar distintos tipos de triggers. A veces es una llamada de webhook, otras veces es una acción programada. Una vez que se activa un escenario, se ejecutará una secuencia de módulos: algunos enviarán un correo electrónico, otros crearán tareas, actualizarán tablas, enviarán notificaciones automáticas, etc.

Pero Make no es la única herramienta que utilizamos. Hace algunos meses, cambiamos nuestro organizador de tareas y comenzamos a usar ClickUp. Esta herramienta de gestión de proyectos permite organizar tareas, automatizar procesos de ventas, gestionar roadmaps y más. Desde entonces, hemos estado usando sus funciones para automatizar la creación de tareas cuando ocurre un evento.

¿Qué se puede automatizar?

¡Cualquier cosa! No queremos limitarte, pero aquí tienes algunos ejemplos de automatizaciones en el trabajo que puede que te sirvan de inspiración.

El podcast Innovation Takes Guts: Automatización de tareas recurrentes

Seguramente ya sepas que en Corporate Lab producimos un podcast de innovación: Innovation Takes Guts. Cada dos semanas se lanza un nuevo episodio, en el que Brais Comesaña entrevista a diferentes personas del ecosistema de innovación. Cada episodio de podcast requiere ejecutar muchas tareas. Como puedes imaginar, producir un podcast requiere mucho trabajo y se deben hacer muchas cosas diferentes para preparar y lanzar con éxito nuevos episodios.

Así, cuando un nuevo invitado de podcast acepta nuestra propuesta de colaboración, se crean automáticamente un montón de tareas. Esto incluye generar tareas como escribir un guion, crear imágenes para promoción, edición de video, redacción, compartirlo a través de las redes sociales, etc. Todas estas tareas tienen diferentes responsables y diferentes fechas límite. Esto nos permite que no nos olvidemos de nada y que hagamos las tareas en el orden correcto, para que otros responsables no estén bloqueados.

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Surippa: Optimización del embudo de ventas de un ecommerce

Surippa es una de las ventures de Corporate Lab. Esta es una tienda online donde puedes encontrar las chanclas más cómodas que hayas probado. Y como cualquier persona que tiene una tienda, queríamos entregar el producto tan pronto como pudiéramos, además de pedirles feedback a los clientes personalmente.

Esta automatización funciona con una llamada de webhook en Make que recibe una notificación cada vez que se recibe un pedido en Shopify. Una vez recibido el pedido, se crea una tarea en ClickUp y se asigna al centro logístico, para que comiencen a preparar el pedido. Además, se agrega una fila en nuestro Airtable donde hacemos un seguimiento del pedido y se guardan los comentarios de los clientes. Y por último, pero no menos importante, se envía un mensaje a nuestro canal Discord para celebrar cada venta. Todo esto se hace gracias a los módulos que Make ofrece para conectar herramientas de terceros.

Otra automatización en este ecommerce es obtener feedback de un cliente después de haber recibido su producto. Gracias a Connectif, cada vez que se vende un artículo, se activa un flujo de trabajo y comienza la secuencia. Se envía un correo electrónico al cliente 10 días después de la compra, donde le preguntamos cómo se siente con el producto y qué le parece. Recibimos los comentarios en un formulario de Arengu, cuyo contenido se descarga en el mismo Airtable.

Equipzilla: mejorar la experiencia del usuario y notificar nuevos leads 

Equipzilla es otra empresa creada en Corporate Lab, un marketplace de alquiler de maquinaria online. Aquí tenemos varias automatizaciones, las más importantes son los informes y notificaciones semanales y mensuales para clientes y notificaciones de clientes potenciales muy cualificados. La primera automatización envía un informe a nuestros clientes utilizando los módulos MySQL y Sendinblue de Make. El segundo, envía una notificación a nuestro canal de Discord, en caso de que recibamos leads excepcionales y queramos tomar acciones especiales.

En esta automatización, configuramos varios escenarios para que se ejecuten todos los lunes a las 09:00. Una vez que comienzan, se ejecuta la consulta mySQL, los resultados se almacenan en un CSV y luego se envían a un correo electrónico (usando Sendinblue) o a un canal de Discord.

Filtrado de contenido útil con un scraper de newsletter

Probablemente una de nuestras mejores automatizaciones. Nuestro equipo solía recibir montones de emails con buen contenido, pero que lleva mucho tiempo leer. Por eso decidimos crear una automatización para scrapear cada newsletter y extraer su contenido.

Esta automatización combina varias herramientas como Make, nuestra propia API y Retool. Cada vez que recibimos un correo electrónico con una newsletter, su contenido se envía a nuestra API dentro de un escenario Make. En nuestra API, scrapeamos los diferentes enlaces de cada newsletter y luego los almacenamos en nuestra base de datos mySQL. ¡Retool se conecta a esta base de datos y nos muestra este buen contenido!

Corrección de bugs y errores mucho más rápido

Sí, esta automatización no es tan bonita como las demás, pero puede que sea una de las más importantes. Antes, cuando fallaba uno de nuestros escenarios Make o llamadas a la API, no recibíamos ninguna notificación o la recibía la persona equivocada. Así, para los escenarios más importantes, hemos establecido unas reglas para que, en caso de que ocurra un error, se envíe una notificación en Discord. De esta manera, arreglamos los errores más rápido que antes.

Haciendo equipo: La canción del viernes

Por último, nuestra automatización más disfrutable: la canción del viernes. Es muy sencilla: se elige un miembro del equipo al azar y este tiene que compartir una canción en el canal #random Discord. Cada viernes. A las 10:00. Es una buena manera de compartir la música que nos gusta con nuestros colegas y, oye, ¡a veces te sorprendes cuando descubres que alguien más comparte esa canción que a ti también te encanta!

Las automatizaciones en el trabajo son clave para ahorrar tiempo y mejorar la productividad, uno de los valores fundamentales de nuestro equipo. Si estás interesado en nuestra forma de trabajar y quieres crear una nueva venture con nuestro equipo, ¡escríbenos!